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Misure organizzative per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati

Come è noto l'art. 15 della legge 183/2011 ha modificato l'art. 40 del d.p.r. 445/2000 disponendo che le certificazioni concernenti fatti, stati o qualità personali mantengono la loro validità esclusivamente nei rapporti tra privati.

A rimarcare tale condizione a partire dall'entrata in vigore delle modifiche (1/1/2012) su tutti i certificati anagrafici, di stato civile ed elettorali viene riportata, a pena di nullità, la dicitura "il presente certificato non puo' essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".

La norma obbliga quindi le amministrazioni pubbliche a richiedere, per i procedimenti di loro competenza esclusivamente la produzione di autocertificazioni per espressa previsione di legge.

Gli artt. 71 e 43 del d.p.r. 445/2000 prevedono l'obbligo (perlomeno a campione) a carico delle P.A. di procedere alle verifiche di quanto autocertificato dal cittadino.

Tali verifiche, in assenza di apposite convenzioni che consentano alle P.A. richiedenti di accedere direttamente agli archivi informatici dell'amministrazione che detiene i dati da verificare dovranno essere effettuate secondo le disposizioni del comma 2 dell'art. 71 citato.

In particolare, non potendo essere utilizzato il sistema certificativo dal momento che le certificazioni non hanno più validità per la P.A. dovrà essere utilizzato il sistema dell'attestazione di concordanza o meno di quanto dichiarato con quanto risulta dagli archivi dell'amministrazione che possiede i dati.

L'amministrazione che richiede la verifica dovrà quindi inviare una nota riportante i dati dichiarati dal cittadino con, in calce, la richiesta di verifica delle dichiarazioni e l'apposito spazio ove apporre la dichiarazione di concordanza o di non concordanza di quanto dichiarato con i dati contenuti nei registri.

Ovviamente tale procedura potrà essere utilizzata anche dai privati gestori di pubblici servizi o dai privati che consentano l'utilizzo di autocertificazioni nei rapporti con il cittadino.

Le richieste dovranno altresì rispettare alcuni requisiti minimi ed in particolare:

Dovranno essere prodotte su carta intestata dell'Ente, munite di timbro e firma (in caso di documento informatico è preferibile inviare la richiesta firmata digitalmente) e dovranno riportare il cognome, nome e qualifica del richiedente. 

Dovranno necessariamente indicare il numero e data di protocollo (limitatamente alle richieste delle P.A.) 

Dovranno essere inviate preferibilmente a mezzo PEC all'indirizzo vallemosso@pec.ptbiellese.it  (dimensioni max messaggio: 30mb) 

Solamente in caso di impossibilità temporanea all'utilizzo della PEC potrà essere utilizzato l'indirizzo di posta ordinaria vallemosso@ptb.provincia.biella.it 

L'utilizzo di questi canali di comunicazione consente l'automatica registrazione in entrata delle richieste ed una più efficiente gestione delle risposte che verranno inviate tramite lo stesso canale utilizzato in arrivo.

L'utilizzo del fax 015703812 sebbene consentito in caso di mancanza della posta elettronica, non permettendo una gestione informatica dei flussi delle richieste, non consente di rispondere con la massima rapidità possibile per cui potrebbero essere necessarie diverse settimane (comunque la risposta viene inviata entro i 30 giorni previsti dalla normativa di riferimento) per l'evasione delle richieste.

Inoltre le comunicazioni a mezzo fax sono valide solamente se il singolo invio consente di individuare con assoluta certezza il mittente e, nel caso di fax inviati da P.A. se in presenza di segnatura di protocollo.

Resta naturalmente possibile inviare le richieste a mezzo posta ordinaria inviata all'indirizzo del Comune: Via Roma 40- 13825 Valle Mosso BI

In caso la richiesta provenga da privati andrà allegata una busta affrancata per la risposta.

Al fine di garantire un corretta applicazione della normativa si invitano gli interessati ad attenersi a quanto sopra riportato.

IL RESPONSABILE SERVIZI DEMOGRAFICI- INFORMATICA: RENZO PRETO
        
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Provvedimento n.229 dell'8 maggio 2014 - pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 126 del 3 giugno 2014.

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